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医院综合档案信息化管理分析

[摘要]综合档案工作在医院运营管理中具有重要的作用,档案数据资料对医院的顺利运营及发展有很大影响,因此,医院应高度关注综合信息管理。近年来,信息时代发展十分迅速,医院综合信息管理只有与时俱进,利用信息化管理手段,才能实现可持续发展。但是,医院综合档案数字化管理中还存在许多尚待解决的问题,严重影响医院档案数据资源的利用效率,因此,医院要采取科学的优化对策。本文基于医院综合资料信息化管理的意义,介绍了医院综合档案数字化管理的现状,并阐述了有效的优化对策,旨在为相关研究提供借鉴。

[关键词]医院;综合档案;信息化

医院综合资料管理对医院的长远发展具有显著的作用,属于医院管理的关键构成部分,因此,要想发挥综合档案资料在医疗机构后勤、医疗科研等层面的价值,就需要及时改进综合档案管理模式。当今时代特点对社会各界都有较大影响,尤其是医疗机构综合档案工作,要想实现医院档案数据资源共享,就需要采用科学的信息化管理措施。

1医院综合档案数字化管理的意义

1.1有利于提高医院信息管理质量。近年来,档案数字化管理逐渐广泛,很多医院越来越重视档案数字化管理,着重培育档案管理者的信息化观念,并由此创新信息管理方式,在管理阶段采用新设备、新工艺,提高医院综合资料管理效果,方便档案数据存储、查找。1.2有利于促进医疗卫生行业的发展。综合档案数据为医疗机构发展带来了关键资料,在档案管理中融入信息化观念及手段,有利于提高医院资源管理的系统性、标准性,从而提高医疗机构的综合管理质量。目前,信息化系统渗透在社会的方方面面,档案数字化管理迎合时代发展潮流,有利于医院各科室间的数据资源实现沟通和共享,从而提高医院的总体发展水平。1.3有利于扩大医院数据的储存量。在信息时代,医疗机构的医疗技术水平逐渐提升,比如扫描系统、微创科技等均得到了高速发展,从而使医院档案数据不断增多,以往的纸质资料存储量十分有限,不方便查询,而数字化存储则基于计算机和网络的开放性,能够存储大量的档案数据,且方便借阅、查询,有明显的易操控性、直观性等特征,大幅度提高了医疗机构综合档案资料的使用率。

2医院综合资料管理的现状

医疗机构综合档案包含人事、文书、财务、基建、科研、设备以及病历等多种关键档案内容,对医院内部管理工作具有较大作用,但是,目前很多医院都不关注综合资料管理,没有正确意识到档案管理的作用,且在资料管理环节极易遗漏信息,存在管理方式单调、查阅复杂、检索困难等问题,使综合档案的使用率不高,难以发挥内在功能。2.1档案采集难度大。档案采集是档案管理的重点内容,也是信息化发展的关键环节,但是因为医院资料基数大,且数据烦琐以及跨度大,加大了档案采集的困难性。在医院档案信息采集阶段,管理人员要按照病患的实际检查状况,把所有病患的病例、治疗环节等资料精准录进档案之中,并清楚记录有关负责人的基本状况。医院档案包含诸多部门,加之每位病患的时间跨度都有差别,导致档案采集难度不断加大。档案内容不仅要记录医患资料,还要重视医疗仪器购置、药品类型和应用状况管理,很多医院依旧有管理不善的情况,档案文书的整体性受到影响,由此降低了医院综合档案数字化管理质量。2.2缺乏专业化人才。目前,医疗机构的信息化管理能力持续提升,随着发展速度的加快,综合档案数据的规模不断扩大。在信息时代,医疗机构为得到更好的发展,需要大量高素质的专业化人才提供支持。但事实上,当前医院的管理状况不容乐观,相关领导没有高度重视档案管理中心,依旧以传统的纸质资料管理方式为主。新时期医院内部工作人员要不断学习,提高专业数据分析能力,保证信息的安全性和完整性,顺利开展医院综合档案数据分析工作。2.3信息化管理制度不健全。健全的制度体系是医院科学管理档案的前提,但就当前情况来看,我国大部分医院的信息管理制度均存在不足,尽管适用于纸质资料,却很难满足信息化资料管理的基本需要。制度方面的问题引起了诸多管理问题,如数据记录错误、平台投资不够和权限控制不到位等现象,这些问题均对医疗档案的稳定性带来了较大影响,且数字化管理系统不能满足医院的业务需要,造成医院档案数据泄露,无法有效保障档案数据的安全。

3医院综合资料信息化管理的要点

3.1文书处理方面的信息化保管。文书属于文件管理的重要工作,文件处置的精细性直接关系文件的内部价值。现代化业务需要把所有接收的文件都注册到计算机中,基于局域网按照批准的流程流转,要合理安排循环周期与集合时间。发行文件要充分利用网络,大幅度削减文档处理中心的劳动量,减轻档案工作者的压力。3.2病历档案的数字化管理。医疗行业的持续发展,疾病谱快速扩展,应用了大量新科技、新项目,把所有手术名称进行编码,再输入计算机管理平台,利用计算机综合查找分析功能,编列每种手术疗效,利用局域网反馈给各临床科室,让医护人员立即展开研究,实现实时查看。且通过计算机处理病案内容后,将资料反馈至临床部门,总结经验,找到问题,及时解决,不断提升医务者的医疗服务质量。3.3人事档案的数字化管理。信息化系统的高速发展促使各项工作朝着信息化方向发展,人事档案的数字化属于信息化管理的关键内容。采用现代信息系统,掌握人事档案特征,开展人事档案数字化管理。将人事管理任务放到网络中处理,从静态管理变成动态管理。人事档案的数字化管理涉及记录、调整、制成报告、日常系统检修等,在计算机系统控制下,这些工作均能得到顺利开展。3.4加快推动财务档案数字化、建立科学的信息化检索体系。医院应从实际出发,就档案数字化制定相应规定,以此来提升档案数字化的速度。就目前而言,所有的新财务档案都需要以电子文档的形式进行数字化存储。过去陈旧的档案有必要以电子文件的形式重新记录,从而完全实现医院档案数字化,加快医院档案信息化建设,使用管理软件收集档案信息只是档案管理工作的第一步。管理软件只有应用在档案管理的各个方面,才能有效提高工作效率。信息化管理的第二步,就是建立起有效的检索工具系统,提供多种不同检索方式,保证检索工具的准确度和覆盖面。然后要充分利用互联网检索,保存档案信息局域网,保证医院工作人员可以更快速检索所需信息,最大限度地实现资源共享。

4医院综合资料信息化管理的完善对策

4.1增强管理意识,优化综合档案数字化管理细节。医疗机构要顺应信息时代的大趋势,全面推动档案管理和发展,档案属于重要的市场资源,在管理过程需要科学指导。医疗机构综合档案数字化建设环节的管理人员要认识到信息化建设的意义,结合自身经营情况,确定可行的管理目标,采用多种措施开展信息化管理活动,在形成信息化管理思想的基础上,推动医院长远发展。因此,医院管理人员有针对性地进行综合档案管理,结合各客户特征,全面做好管理细节,并强化各科室之间的交流,有利于提升档案采集的真实性。首先,利用档案信息系统以及监督制度保障综合档案的精准性,保证综合档案的正常录入;其次,保证档案的完整性,不管是在录入或者储存方面,均要保障综合档案的完善性,进而为数据分析带来有效依据。4.2大力培养综合档案数字化管理人才。要想提升医疗机构综合档案信息的开发及使用效率,医院需要科学使用现代化管理方法。因此,必须提高档案管理者的业务能力,保证他们既掌握专业知识能力,还要熟练利用多种现代化档案数字化设施。医院要安排档案数据管理者定时参与培训,保证他们了解最新管理理论及技能,以迎合时代的发展要求。4.3完善软件配套设施。建立规范的数字化管理平台,是实现医疗机构综合资料信息化管理的重要基础,且医院资料信息化管理还要与医院互联网建设得到资源互补。医疗机构信息中心能够设立医院网络、档案系统的访问权限,创建以档案室为核心的医院网络系统,利用统一的系统管理档案,便于在任意一台电脑上查询档案数据,该方法不仅有利于突显信息化档案数据管理的方便性与时效性,还有利于促进资源共享。优化医疗机构的档案数字化管理平台,可以加快医院总体办公的智能化、一体化进度。4.4增加档案信息化保管的经费投入,加入信息化设施。要想实现医疗机构综合资料信息化管理,就需要具有安全、可靠、性能良好、有效的信息化设备,从而实现档案信息更好收集、应用以及管理。医院能够结合本身的实际条件增添刻录机、扫描器、转换设施、音视频信息化设施存储器、数码相机等仪器,且建立与优化医院综合信息网络系统,采用先进的信息服务器保存数字档案,再基于网络访问为客户带来事务管理、查找、更新等业务,创新原来医院综合信息的经验管理及人工管理向着现代化方式转变。4.5注重平台构建,创建信息化综合数据管理系统目前,医院综合信息管理工作的覆盖范围不断扩大,近年来,信息管理系统持续推陈出新,相关管理人员要发挥各种软件的作用,以便更好地满足综合档案管理的各种需求。此外,在建立信息化系统时应基于科学完整的档案管理平台,该平台以网络为中心,包含了医院内部工作的每个环节,综合档案管理者利用信息系统可以完成档案数据分类与编写;最后,管理人员要加强信息管理系统维护,妥善处理日常信息整理工作,由此提升档案管理的效率,确保工作时效性。

5结语

在“互联网+”时代,信息技术被广泛使用,对于档案管理而言,信息化是全新的发展趋势。因此,医院管理人员应当树立科学的管理观念,大力引入先进的信息系统,推进档案管理数字化建设步伐,从理念、设备、制度、措施、人才等方面着手,逐步实现信息化管理。基于信息化手段,进一步提升医院服务水平,积累良好的市场竞争价值,从而实现自身的长远健康发展。

参考文献

[1]赵袁园.大数据背景下档案信息化管理安全风险研究[J].城建档案,2019(1).

[2]王雅娥.数字化在医院基建档案工作中的应用[J].城建档案,2018(10).

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[4]彭艳玲,张艳军,王思诺,等.执法档案管理及信息化工作机制探究——以卫生计生综合监督机构为例[J].办公室业务,2018(18).

作者:黄富才 单位:海南省人民医院

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